(REVIEW AND DISCUSS) Storing, Retrieving and Transferring Records

index

 

1. Why is records retention program useful to an organization?

Program retensi rekod berguna untuk sebuah organisasi karena program retensi rekod ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan retensi periode untuk catatan dalam organisasi. Sebuah program retensi rekod terdiri dari kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan dokumen apa yang harus diperhatikan, dimana dan bagaimana cara penyimpanan dokumen tersebut, serta berapa lama dokumen itu disimpan.

Untuk itu, kita harus mengetahui kapan rekod itu dibuat karena seri catatan rekod terdapat pada jadwal retensi rekod (record retention schedule (RRS)), di dalam daftar RRS menunjukkan lamanya waktu rekod yang harus dipertahankan. Kebijakan penyimpanan rekod memungkinkan adanya pemusnahan rekod yan tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi tersebut.

 

2. List and describe each of the four values of records. Provide a record example for each value

Nilai rekod terdiri dari 4 nilai, yaitu:

1. Nonessential records (rekaman / rekod yang tidak penting) :Tidak layak disimpan. Contohnya surat massal, pesan telepon rutin, pengumuman papan buletin, email dan pesan fax setelah tindakan diambil.

2.  Useful records (rekod yang berguna)

  • Jangka pendek penyimpanan, misalnya hanya 3 tahun
  • Membantu dalam melakukan kegiatan usaha
  • Bisa diganti dengan biaya yang kecil
  • File aktif
  • Contohnya surat bisnis, memo, laporan, laporan bank.

3.Important records (catatan penting)

  • Penyimpanan jangka panjang, misalnya 7 – 10 tahun
  • Mengandung informasi yang terkait
  • Perlu diciptakan atau diganti jika hilang
  • Contohnya data keuangan, data penjualan, sejarah kredit, catatan statistik.

4. Vital records (rekod / catatan vital)

  • Penyimpanan permanen
  • Penting untuk kelanjutan atau kelangsungan hidup organisasi
  • Diperlukan untuk menciptakan status hukum dan keuangan organisasi
  • Contohnya catatan kepemilikan bisnis, profil nasabah, transkrip mahasiswa.

 

3. What is a records inventory? Discuss why an inventory is conducted and what is included in the inventory? (apa yang dimaksud dengan persediaan catatan? Diskusikan mengapa inventarisasi dilakukan dan apa yang termasuk dalam persediaan)

Persediaan catatan adalah sebuah daftar rincian, yang mencakup tipe / jenis, lokasi, tanggal, volume, peralatan, sistem klasifikasi dan tanggal penggunaan sebuah catatan / rekod dalam organisasi. Inventarisasi dilakukan untuk mendokumentasikan informasi penting tentang rekod-rekod.

Yang termasuk ke dalam persediaan / inventory yaitu:

  1. Official record / catatan resmi, yaitu catatan yang signifikan, penting, dilindungi, dikelola dan disimpan sesuai dengan jadwal retensi yang telah ditetapkan.
  2. Record copy / copian catatan, yaitu salinan resmi catatan yang disimpan untuk keperluan hukum, operasional atau sejarah catatan kantor. Kantor yang ditunjuk untuk menjaga rekod atau salinan resmi dari catatan tertentu.
  3. Non-record, yaitu item yang biasanya tidak termasuk dalam lingkup catatan resmi seperti file harian, referensi bahan dan konsep.
  4. Records series / catatan seri, yaitu kelompok catatan yang terkait diajukan dan digunakan bersama-sama sebagai satu unit dan dievaluasi sebagai unit untuk tujuan retensi.

 

4. Describe a record retention schedule and explain why one is prepared and the purpose it serves

Jadwal retensi catatan adalah supaya kerja sama antara beberapa departemen dalam suatu organisasi seperti : hukum, pajak, manajemen informasi, manajemen rekod serta departemen lain yang memiliki rekod. Lamanya waktu retensi periode dapat ditentukan oleh hukum berdasarkan undang-undang, peraturan atau tujuan pajak. Untuk catatan lain seperti korespondensi umum, lamanya waktu mungkin terbatas dari penggunaan rekod yang sebenarnya. Penggunaan estimasi frekuensi untuk bisnis dan antisipasi saat ini juga penting. Periode waktu biasanya menentukan catatan beberapa lama harus disimpan di kantor-kantor sebelum dipindahkan ke sebuah arsip atau dibuang.

Ada beberapa aspek yang harus dipertimbangkan dalam mengembangkan jadwal retensi rekod.

  1. Berapa lama rekod akan digunakan?
  2. Dalam bentuk apa rekod disimpan? Bagaimana seharusnya mengakses rekod tersebut?
  3. Kapan penentuan rekod tidak aktif? Bagaimana pengaksesan rekod?
  4. Apa yang berlaku di negara federal dan hukum setempat?
  5. Berapa biaya komparatif untuk menjaga rekod atau tidak menjaga rekod?
  6. Kapan dan bagaimana rekod dibuang?

Jadwal retensi rekod didasarkan pada nilai informasi yang terkandung dalam rekod dan bukan pada media penyimpanan. Rekod disimpan dam semua media termasuk pada RRS.

Jadwal retensi rekod adalah daftar lengkap dari rekod, menunjukkan berapa lama waktu dari rekod untuk dipelihara.

Seseorang harus dipersiapkan, karena banyak tenaga kerja yang dibutuhkan pada saat melakuka retensi rekod, terlebih pada saat melakukan penghancuran rekod yang tidak memiliki nilai lagi.

Tujuannya untuk menyimpan rekod yang memiliki nilai guna dan menghancurkan rekod yang sudah tidak ada nilai gunanya.

5. What is record retrieval? Name at least three ways that request for stored records may be made.

Records retrieval adalah proses penempatan atau pemindahan file dari tempat penyimpanan. Ini juga merupakan tindakan tindakan menemukan informasi dari subjek yang tersimpan. Pada proses ini kita akan belajar bagaimana untuk menemubalik rekod dengan mengikuti prosedur standar dan praktek terbaik yang direkomendasikan.

 

6. Explain the steps in a manual charge out procedure!

Charge out adalah prosedur kontrol untuk membangun lokasi bagi rekod ketika ia tidak berada direkod center or central file yang dilakukan dengan cara manual atau automasi. Rekod di charge out kepada peminjam yang memegang tanggung jawab untuk mengembalikannya ke tempat penyimpanan berdasarkan tanggal yang telah disepakati. Prosedur standar untuk charging out dan following up records dapat diamati disetiap waktu saat rekod dipinjam, terlepas dari siapa yang memindahkan material dari tempat penyimpanan. Memekan waktu kurang dari satu menit untuk mencatat nama peminjam rekod akan menghemat waktu yang dihabiskan untuk mencari rekod yang hilang atau salah letak. Peminjam terlihat lebih konsekuen tentang mengembalikan rekod ke tempat penyimpanan ketika mereka tau bahwa rekod telah di charge out menurut nama mereka.

 

7. Explain how records are charge out in automated records center!

Pada sistem automasi, mengisi formulir permintaan tidak perlu dilakukan karena rekod akan dipinjamkan dengan menggunakan satu dari dua metode elektronik, kode bar dan RFID tags. Kode bar dicetak pada tabel yang melekat di rekod, folder atau box penyimpanan. Pusat rekod mirip dengan EPC (electronic produc code). Ketika pemohon telah memberikan kode bar identifiernya dan file yang diminta ada di tempat, kode bar pada record di scan. Bentuk eletronik akan dibuat ketika kode bar pada rekod yang discan mengindikasikan untuk apa rekod diperiksa, untuk siapa dan berapa lama kopian dari form dapat dicetak atau disimpan secara elektronik. Kode bar menunjukkan kembali format elektronik yang dicetak dan ditempel pada out indicator dan tempat file dimana permintaan rekod mengalami re-filed.

Ketika rekod dikembalikan, kode bar discan kembali, out indicator diletakkan, rekod dikembalikan ke file dan peminta telah menyelesaikan proses peminjaman rekod.

8. What is the purpose of using follow up procedures for borrowed records?

Tujuan dari penggunaan prosedur follow up pada rekod adalah agar setiap peminjam rekod bertanggung jawab atas penemubalikan dan pengambilan rekod dari tempat penyimpanan dan juga bertanggung jawab untuk memeriksa rekod yang mereka pinjam pada peminjaman mereka. Peminjaman rekod dapat bergantung pada:

  • Tipe bisnis
  • Jumlah permintaan rekod yang diterima
  • Penggunaan mesin fotokopi
  • Nilai rekod

 

9. List six reason for transferring records!

  • Tidak ada lagi ruang penyimpan rekod aktif yang tersedia
  • Biaya peralatan tempat penyimpanan yang lebih dan biaya rendah penyimpanan keluar menjadi atraktif alternatif
  • Rekod yang tersimpan tidak lagi dalam permintaan dan siap untuk ditransfer
  • Beban kerja jelas, dan waktu tersedia untuk aktifitas transfer rekod
  • Proyek rekod telah mencapai pendekatan atau waktu akhir
  • Membangun kebijakan organisasi disetiap departemen untuk mentransfer rekod pada waktu tertentu

 

10. Describe two methods of record transfer!

Perpetual Transfer Method

Pada metode ini, rekod mengalami transfer berkelanjutan dari aktif ke inaktif (tempat penyimpanan) yang tidak lagi dibutuhkan untuk referensi. Rekod elektronik dan non rekod akan terus menerus di transfer dari tempat penyimpanan dalam hard drive ke tempat penyimpanan bentuk microfilm / optical disk. Metode ini tidak direkomendasikan untuk bisnis (dalam hal surat-menyurat) atau rekod yang mengacu untuk selalu harus ditemukan dengan cepat.

Periodic Transfer Method

Merupakan metode transfer rekod aktif pada akhir waktu yang diteteapkan (biasanya satu tahun) ke tempat penyimpanan in-aktif. Rekod dipindahkan dari file ke dalam in-active storage site pada basis bagan. Walau bagaimanapun, folder baru disiapkan untuk rekod yang kemudian mengikuti akumulasi pada tempat penyimpanan aktif sampai periode transfer selanjutnya. Semua folder pada sistem rekod aktif di transfer ke tempat penyimpanan in-aktif pada akhir periode.

 

11. In active records center usually maintains four control file. Discuss these file!

  • In-active record index, mengandung daftar lengkap dari semua rekod inaktif yang tersimpan.
  • Charge out dan follow up file, berisi format permintaan
  • Destruction data file, berisi salinan dari formulir transmittal
  • Destruction file, berisi salinan formulir transmital setelah rekod dimusnahkan

 

12. List five capabilities of typical records center software

  • Software tersebut harus bisa menunjukkan fungsi utama penyimpanan (mis: box / inventory rekod, manajemen tempat penyimpanan, rekod, pencarian informasi, dll)
  • Software dapat diprogram untuk memasukkan kode bar dan tracking RFID
  • Cross referencing
  • Global searching, dll
  • Bar code dan RFID memiliki koneksi langsung dari alat pembaca ke komputer

 

13. Strategi untuk memperoleh rekod!

  • Harus patuh, Rekod harus patuh dengan persyaratan kearsipan yang timbul dari aturan dan lingkungan akuntabilitas diman organisasi beroperasi.
  •  Rekod harus memadai, Rekod harus tepat atau sesuai dengan tujuan apa rekod disimpan. Karena itu, inisiatif utama akan didokumentasikan secara ekstensif. Sementara tindakan admiinistratif didokumentasikan dengan informasi yang memadai tentang pelaksanaan kegiatan bisnis yang dapat dipertanggung jawabkan.
  •  Rekod harus lengkap,Harus meliputi: Informasi struktural, Informasi konseptual, Informasi bermakna
  •  Rekod harus konprehensif
  • Rekod harus akurat
  • Rekod harus otentik, Otentik maksudnya adalah harus dapat dibuktikan bahwa rekod mewakili informasi yag dibuat oleh pencipta rekod
  •  Rekod tidak dapat diganggu gugat (inviolate)
Iklan

One comment on “(REVIEW AND DISCUSS) Storing, Retrieving and Transferring Records

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s