(REVIEW AND DISCUSS) Alphabetic Records Managements, Equipment, and Procedures

index

1. Compare and contrast the term storage, filling, storage methode and record management

Perbandingan perbedaan antara storage, filling, storage methode dan records management yaitu:

Storage (penyimpanan) adalah penempatan catatan secara aktual, menurut perencanaan, di rak atau laci file. Penyimpanan juga dapat dilakukan secara elektronik, untuk media yang dapat dibaca oleh komputer.

Filling yaitu suatu istilah yang digunakan untuk penyimpanan, tetapi filling biasanya hanya digunakan pada catatan kertas saja.

Storage methode adalah cara sistematis untuk menyimpan catatan menurut abjad, subjek, numerik, geografis, atau kronologis. Sebuah sistem yang spesifik untuk mengatur catatan dapat disebut sebagai sistem manajemen catatan atau sistem pengarsipan. Seringkali istilah ini digunakan secara sinonim.

Records management adalah sebuah sistem yang spesifik untuk mengatur sebuah catatan, yang dapat disebut sebagai sebuah sistem rekod manajemen atau filling sistem. Alphabetic records management adalah metode untuk menyimpan dan mengatur catatan sesuai dengan huruf abjad.

 

2. List and briefly describe four kinds of commonly used storage equipment for corespondence records.

Empat jenis peralatan penyimpanan yang umum digunakan untuk catatan korespondensi:

  1. Lemari file vertikal, yaitu peralatan penyimpanan yang lebih dalam daripada lebar. Umumnya susunan folder dalam file laci adalah dari depan ke belakang. Folder adalah wadah yang digunakan untuk menyimpan dan melindungi isi file agar tetap bersama dan terpisah dari file lainnya. Lemari arsip vertikal adalah penyimpanan konvensional lemari di satu sampai lima tingkat. Lebar laci dari lemari vertikal file biasanya sesuai untuk surat atau dokumen berukuran legal.
  2. Kabinet berkas lateral, yaitu peralatan penyimpanan yang lebar dan luas (tidak dalam). Catatan diakses dari sisi horizontal. Lemari arsip lateral sangat cocok untuk ruang catatan yang kecil, dan tersedia dalam berbagai ukuran, tergantung pada jumlah dan kedalaman laci. Lemari ini dilengkapi dengan rollback font, dengan laci tarik-keluar.
  3.  Shelf files, yaitu rak stationer atau rak susun dalam bentuk rotary sehingga rekod dapat disimpan dan di akses dari kedua sisi rak.
  4.  Mobile shelving (rak bergerak),Daerah dengan ruang terbatas menggunakan rak penyimpanan keliling yang bisa dipindahkan untuk keperluan penyimpanan dan pengambilan rekod. Mobile shelving adalah serangkaian rak yang melekat ke lantai yang bergerak untuk mengakses file-flie. Unit ini dapat beroperasi dengan menggunakan tenaga listrik atau dapat dipindahkan secara manual oleh operator.

3. List and briefly describe five important supplies used in record storage.

Lima persediaan penting yang digunakan dalam menyimpan catatan, yaitu:

  1. Guide, yaitu seorang pemandu yang digunakan untuk mengidentifikasi bagian dalam file dan untuk memfasilitasi referensi ke lokasi rekod tertentu. Panduan terbuat dari bahan seperti pressboard, manila atau plastik.Primary guide : panduan utama untuk mengidentifikasi sebuah divisi utama atau bagian dari file dan selalu mendahului semua panduan dari bahan lain.Special guide : panduan khusus yang digunakan untuk memimpin pencarian cepat ke tempat tertentu dalam file.
  2.  Folders, yaitu wadah yang digunakan untuk menyimpan dan melindungi catatan dalam file. Folder biasanya terbuat dari bahan berta seperti manila, plastik atau pressboard dan dapat memiliki tab atas atau samping dalam berbagai ukuran.General folder : folder untuk catatan koresponden dengan volume kecil, catatan yang tidak memerlukan folder individu. Individual folder : folder yang digunakan untuk menyimpan catatan dari seorang individu untuk menjamin folder yang terpisah. Special folder : folder yang mengikuti panduan khusus dalam peraturan abjad.
  3.  Out indicator : perangkat kontrol seperti panduan, lembar atau folder yang menunjukkan lokasi catatan yang dipinjam. Indikator ini untuk merekam nama orang yang meminjam, tanggal peminjaman, pernyataan singkat dari isi catatan dan tanggal pengembalian untuk penyimpanan.
  4. Labels : perangkat yang berisi nama subjek atau nama yang ditetapkan ke folder atau bagian file.
  5. Sorters : sortir atau menyontir dengan sebuah alat untuk mengatur catatan dalam kategori alfabet untuk penyimpanan sementara sebelum penyimpanan.

4. Why is the straight line arragement of tabs on folder and guides easier to use than the staggered arragement.

Susunan garis lurus dari tab pada folder dan panduan lebih mudah digunakan karena penempatan yang tepat dari panduan menghemat waktu pencarian melaui kemiripan nama untuk menemukan bagian dari alfabet yang dibutuhkan. Set pada panduan tersebut dapat digunakan dari tahun ke tahun dengan tidak ada perubahan atau ditambahkan karena jumlah catatan meningkat. Panduan juga berfungsi untuk menjaga isi wadah atau laci. Serta berfungsi sebagai rambu-rambu lokasi agar rekod atau catatan dapat ditemukan dengan cepat. Hal ini juga dikarenaka bahwa Posisi garis lurus lebih disukai karena kemudahan dalam membaca keterangan label; mata perjalanan lebih cepat dalam garis lurus daripada saat melompat bolak-balik dari kiri ke kanan. Posisi yang paling efisien untuk folder yang ketiga, dengan tab ketiga cut; dan posisi yang paling efisien untuk panduan adalah pertama atau kedua dengan tab kelima-potong.

5. What five criteria should be considered when choosing storage equipment and supplies

  •  Jenis dan volume catatan untuk disimpan da ditemu kembali
  • Tingkat perlindungan catatan berkaitan dengan catatan rahasia atau diklasifikasikan
  • Efesiensi dan kemudahan penggunaan peralatan dan sistem pertimbangan ruang
  • Pertimbangan ruang
  • Biaya

6. Discuss the advantages and disadvantages of the alphabetic storage method!

Advantage

  1. Penyimpanan secara alfabet tidak memerlukan index. Akses langsung adalah metode mengakses catatan dengan pergi langsung ke file tanpa terlebih dahulu mengacu pada indeks atau daftar nama lokasi dalam file
  2. Semua catatan untuk nama koresponden yang dimulai dengan angka yang tertulis sebagai angka yang diajukan sebelum semua nama abjad sesuai dengan abjad aturan pengindeksan
  3. Kamus abjad (a-z) ditawarkan agar peraturan sederhana dipahami
  4. Kehilangan file mudah diperiksa dengan memeriksa aturan abjad
  5. Fitur akses langsung dapat menghemat waktu dan mengurangi biaya operasi

Ck: terkait untuk satu nama, baik perusahaan atau individu, yang dikelompokkan bersama-sama

Disadvantage

  1. Kehilangan file lazim terjadi jika aturan untuk penyimpanan abjad tidak di dirikan dan diikuti
  2. Nama serupa dapat menyebabkan kebingungan, terutama ketika ejaan tidak praktek
  3. Transportasi beberapa huruf abjad mudah, menyebabkan urutan pengajuan menjadi rusak
  4. Pengajuan dengan nama yang salah dapat menyebabkan catatan hilang
  5. Nama pada folder dilihat langsung oleh siapa saja yang kebetulan melidik laci penyimpanan

Ck: terkait dengan nama koresponden yang berbeda diajukan dilebih dari satu tempat

7. What types of information should be gathered before selecting and designing an alphabetic storage system

  •  Total volume catatan untuk disimpan
  • Jumlah rekod disetiap bagian abjad dan yang huruf abjad mengandung sejumlah besar catatan
  • Kegiatan yang diharapkan dalam file perkiraan berapa kali catatan-catatan dapat diminta
  • Panjang catatan waktu yang disimpan
  • Efisiensi personil pengajuan
  • Waktu dan sumber daya yang tersedia untuk personil

8. Explain how colour can be used in corespondence record storage

Penggunaan warna memiliki dua makna yaitu kode warna dan warna aksen. Kode warna menggunakan warna sebagai bantuan mengidentifikasi dalam sistem pengarsipan. Warna aksen adalah penggunaan konsisten warna yang berbeda untuk persediaan yang berbeda dalam sistem penyimpanan. Satu warna untuk panduan, berbagai warna untuk folder, satu warna untuk out indicator, dan warna tertentu dari label atau garis-garis pada tabel.

9. List and briefly describe (in order) the six step to store a record properly!

Tidak peduli apakah penyimpanan catatan terpusat atau desentralisasi, prosedur pengajuan tetap sama, dokumen harus…

  • Diperiksa
  • Diindeks
  • Kode
  • Cross reference (jika perlu)
  • Diurutkan
  • Disimpan

10. What kinds of release mark might you find on records ready to be stored?

Tanda rilis yang telah disepakati tanda seperti inisial atau simbol ditempatkan pada catatan untuk menunjukkan bahwa catatan siap untuk disimpan. Orang yang menyiapkan jawaban atau menangani masalah biasanya menempatkan tanda rilis ini pada surat itu. Jenis tanda yang digunakan adalah inisial, kode atau tanda centang, simbol menekan, notasi stanped atau tanda yang disepakati.

11. List at least five procedures to try to locate a ‘lost’ or a ‘misfiled’ record!

Pelopor berpengalaman menggunakan teknik-teknik berikut dalam mencoba untuk menemukan catatan yang hilang

  1. Lihat di folder segera di depan dan di belakang folder yang benar
  2. Lihat antara folder dan di bawah semua folder di laci atau rak
  3. Lihatlah sepenuhnya melalui folder yang benar karena urutan abjad atau lainnya urutan mungkin telah diabaikan karena kecerobohan atau tergesa-gesa
  4. Lihat di folder umum selain untuk mencari di folder individu
  5. Periksa transposisi nama (Ex: David Miller bukan Miller David) dan ejaan (Ex: Jon, John)

12. What is a tickler file and how is one arranged?

  •  Lihat folder yang ada di depan da di belakang folder yang benar
  • Lihat di bawah dan di antara folder yang ada di laci
  • Lihat folder secara meyeluruh, karena mungkin susunan folder sesuai urutan abjad telah diabaikan / tergesa-gesa
  • Lihat di folder umum dan di folder individual
  • Memeriksa transposisi nama dan alternatif ejaan.
Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s