(REVIEW AND DISCUSS) Alphabetic Indexing Rules 1-4

index

 

1. Why is consistency in filling important?

Konsep yang paling penting ketika melakukan filling adalah bahwa semua filling dilakukan untuk memfasilitasi penemuan informasi ketika dibutuhkan. Konsistensi dibutuhkan untuk menemu kembali informasi secara efisien. Untuk itu seperangkat aturan harus diikuti. Konsistensi dalam filling dapat dilihat pada rekod bisnis, bisnis yang berbeda akan memiliki kebutuhan yang berbeda untuk pencarian informasi. Tidak semua bisnis mengikuti aturan filling secara alfabetik. Hal ini dikarenakan tujuan dan kebutuhan masing-masing bisnis bervariasi. Tanpa aturan yang tertulis untuk menyimpan rekod, prosedur akan bervariasi dengan waktu, perubahan personel, dan penjelasan lisan. Penempatan rekod tidak akan berguna jika tidak memiliki konsistensi dalam penerapan prosedurnya.

 2. Why are indexing rules important when filling names alphabetically?

Aturan pengindeksan penting ketika memfilling sesuai alfabet karena pengindeksan akurat diperlukan untuk pencarian cepat. Pengindeksan akurat merupakan langkah yang penting untuk diperhatikan dalam prosedur penyimpanan. Dalam pengaturan abjad, seleksi dari nama yang tepat dalam penyimpanan akan mempermudah ditemukannya rekod ketika dibutuhkan.

 3. In personal names, what is the key unit?

Untuk mengajukan anama pribadi, nama terakhir dari individu adalah key unit-nya. Yang termasuk ke dalam personal names adalah: name of individual people; initials; identical names; name with prefixes; hyphenated names; abbreviated personal names; professional titles; seniority titles; dan degrees.

Aturan yang digunakan untuk personal names adalah:

  1. Nama belakang sebagai kata kunci / unit kunci
  2. Nama depan sebagai unit kedua
  3. Nama tengah sebagai unit ketiga

 4. How is the key unit of a business names determined?

Secara umum nama bisnis diindeks seperti apa yang sudah tertulis, dengan setiap kata penting diindeks terpisah. Yang termasuk ke dalam nama bisnis adalah: abbreviations; article-preposition; conjunction; hyphenated business names; compound names; coined word and trade names; single letters; compound geographic names; possessives; dan number in name.

Aturan yang dipakai pada nama bisnis adalah:

  1. Indeks yang ditulis pada kop surat/merk dagang digunakan sebagai pedoman
  2. Setiap kata dalam nama usaha adalah unit terpisah
  3. Nama-nama bisnis yang mengandung nama pribadi diindeks seperti yang tertulis

 5. Indeks

Filling segment

Indexing order of unit

Name Key unit Unit 2 Unit 3 Unit 4
Randolph thornton Thornton Randolph
Randy’s painting company Randys Painting Company
Rachelle Thorton Thornton Rachelle
Randall Printing Company Randall Printing Company

 6. Indeks

Filling segment

Indexing order of unit

Name Key unit Unit 2 Unit 3 Unit 4
Gardner & House Produce Gardner And House Produce
The Garden Deli & Restaurant Deli Garden And Restaurant
G/T Delivery
The $ Off Store Dollar Off Store The

 7. Indeks

Filling segment

Indexing order of unit

Name Key unit Unit 2 Unit 3 Unit 4 Unit 5
Lindsey Morrishaffield Lindsey Morrishaffield
Moore’s Mercantile Morres Mercantile
Lindsey’s Copres, inc Lindseys Copres Inc
Morris and Moore Hardware Store Morris and Moore Hardware Store

 8. Indeks

Filling segment

Indexing order of unit

Name Key unit Unit 2 Unit 3 Unit 4
MLG, Inc MLG Inc
M L G Association M L G Association
Will Jones Jones Will
Wm. S. Jones Jones Will S

9. Indeks

Filling segment

Indexing order of unit

Name Key unit Unit 2 Unit 3 Unit 4
Janet Owens Owens Janet
Owen’s Mower Repair Owens Mower Repair
Lisa Ovey Ovey Lisa
O T H Consulting O T H Consulting

 10. Can you have too many cross-references? Explain

Menggunakan terlalu banyak cross-reference tidak memiliki larangan. Akan tetapi ada baiknya menggunakan cross-reference dengan hemat dan hati-hati. Terlalu banyak menggunakan cross-reference dapat membuat ketentuan sulit untuk dibaca dan dipahami. Sertakan cross-reference hanya ketika memaknai, membatasi atau membuat pengecualian suatu ketentuan.

11. Cross Reference Personal Name

Personal Name

Coded Filling Segment

Cross Reference

     2

Lavigne / Avril

               2

Lavigne / Avril

SEE Avril Lavigne

       2

Hafiludin / Agus

                 2

Hafiludin / Agus

SEE Agus Hafiludin

 12. Cross Reference Business Name

Business Name

Coded Filling Segment

Cross Reference

             2    3       4     5

Dina / Rika / and / Fi / Mobile

           2     3     4           5

Rika / Fi / and / Dina / Mobile

SEE Dina Rika and Fi Mobile

               2                             3

CL / Electronics / Cho and Lee Electronics

               2       3           4

Cho / And / Lee / Electronics

SEE CL Electronics

 

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s