(REVIEW AND DISCUSS) Records Management

index

 

1. Describe the information explosion!

Ledakan informasi merupakan pertanda dari peluang dan tantangan yang akan dihadapi manusia di masa depan. Pembengkakan volume informasi yang dicetuskan, dipindahkan dan diterima akan terus dan semakin menggelembung. Seiring dengan itu, makna informasi meningkat pula. Pada masa itu manusia akan hidup dalam suatu tekanan masyarakat “baru”. Yakni mayarakat informasi.

Ledakan informasi dapat menyebabkan terjadinya peningkatan kebutuhan akan layanan informasi yang harus ada bagi manusia. Dengan adanya informasi maka ketidakjelasan dapat diatasi. Dewasa ini, perkembangan informasi yang sangat cepat menuntut pengelolaan yang lebih optimal. Berkenaan dengan hal tersebut, peranan teknologi informasi di perpustakaan sangat dirasakan.

Jumlah informasi baru yang tumbuh di dunia hampir dua kali lipat dalam tiga tahun terakhir. Informasi tersebut tumbuh setiap harinya melalui koran, radio, televisi, internet, e-mail, wiki, twitter, webinars, blog atau podcast dan melalui pesan teks dan telepon. Sulit untuk mengukur berapa banyak informasi yang datang dan pergi dari setiap sumber yang ada.

 

2. What is the role of record and information management in an organization?

Manajemen adalah proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan melalui fungsi perencanaan, organisasi, kepemimpinan, dan pengendalian. Informasi adalah sumber daya bisnis yang penting dan berharga untuk bertahan, bisnis dan organisasi harus mengupdate informasi dalam bentuk yang benar, waktu yang tepat dan tempat yang sesuai untuk membuat keputusan manajemen dalam sebuah organisasi.

Manajemen rekod berfungsi sebagai kontrol yang sistematis bagi rekod dari penciptaan atau penerimaan, melalui proses distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu balik untuk disposisi akhir organisasi. Karena informasi adalah sumber daya yang penting bagi organisasi, fungsi manajemen rekod juga termasuk manajemen informasi. Oleh karena itu, manajemen rekod juga dikenal sebagai RIM (record and information management).

 

3. The purpose of ISO 15489

Tujuan dari ISO 15489 adalah untuk memastikan bahwa perhatian dan perlindungan yang tepat berlaku untuk semua manajemen rekod dan bahwa bukti dan informasi yang dikandungnya dapat di ambil secara efisien dan efektif dengan menggunakan prosedur yang standar. Standar internasional mambantu fungsi manajemen rekod suatu organisasi untuk memperjelas tujuan dan membuktikan nilainya dengan mengelola indormasi yang sangat penting.

 

4. What are the main classification for record? What type of record are commonly found in each classification?

a. Klasifikasi menurut kegunaannya

Klasifikasi menurut kegunaannya mencakup dokumen transaksi yaitu rekod yang digunakan dalam kegiatan operasional harian organisasi dan dokumen referenrensi yang berisi informasi yang dibutuhkan perusahaan/organisasi dalam jangka waktu panjang. Contoh dokumen transaksi yaitu faktur, kontrak, cek bank, dokumen pengiriman, dll. Sedangkan dokumen referensi diantaranya adalah surat bisnis, report, dan interoffice e-mail, contoh lainnya adalah daftar harga, brosur dan pamflet.

b. Klasifikasi menurut tempat kegunaannya

Mencakup rekod eksternal dan internal. Rekod eksternal digunakan di luar organisasi misalnya surat, fax, e-mail klien dan pemasok. Rekod internal berisi informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi. Contohnya daftar gaji, buletin, surat kabar, e-mail, daftar permintaan, dll.

c. Klasifikasi berdasarkan nilai

Nilai pada sebuah rekod adalah sebagai pengevaluasi untuk mengembangkan jadwal retensi arsip, khususnya peraturan tentang seberapa lama arsip berada dalam sebuah organisasi. Terdapat empat kategori yang digunakan unuk menentukan pengklasifikasian nilai pada rekod, yaitu:

Vital rekod

  • Dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan organisasi
  • Biasanya tidak dapat diganti
  • Dibutuhkan penjagaan yang tinggi

Contoh dari vital rekod adalah lembar pengesahan, laporan pemegang saham, dll.

Important rekod

  • Membantu pelaksanaan operai bisnis
  • Biasanya dapat diganti tetapi dengan harga mahal
  • Dibutuhkan penjagaan yang tinggi

Contoh dari important rekod adalah arsip penjualan, arsip keuangan dan pajak, kontrak, dll.

Useful rekod

  • Membantu dalam memimpin pelaksanaan bisnis
  • Biasanya dapat diganti
  • Penjagaan standar

Contohnya surat menyurat, dan bank statement.

Nonessential rekod

  • Arsip tidak memiliki nilai setelah penggunaan pertama
  • Penjagaan rendah

Contoh dari non essential rekod adalah pengumuman, buletin pekerja, telepon/e-mail rutin, dll.

 

5. Why are records used in business?

Rekod berfungsi sebagai memori bisnis. Rekod-rekod tersebut mendolumentasikan informasi yang diperlukan untuk mematuhi peraturan dan transaksi organisasi. Kebijakan manajemen dikembangkan dan dicatat untuk memberikan pedoman luas untuk operasi bisnis. Setiap departemen (misalnya keuangan, pemasaran, akuntansi, dan sumber daya manusia) mendasarkan metode operasinya pada catatan rekod. Biasanya, catatan yang digunakan dan dipertahankan adalah yang memiiki nilai-nilai administrasi seperti panduan kebijakan dan buku pegangan, nilai legal, contohnyakontrak yang merupakan dokumen dengan nilai hukum untuk sebuah perusahaan dan nilai historis seperti notulen rapat.

 

6. List the place in the records anf informationn life cycle and describe the activities that occur during each phases. What phases, if any, do you eliminate in your own personal record cycle? Why?

Phases in the records and information life cycle are:

  • Creation/penciptaan
  • Distribution/penyaluran
  • Use/penggunaan
  • Maintenance/pemeliharaan
  • Disposition/disposisi/keputusan akhir

Aktivitas-aktivitas yang terjadi disetiap fase diantaranya:

Creation/penciptaan

Menciptakan rekid adalah bagian fundamental dari sebuah usaha. Rekod diciptakan oleh organisasi sebagai sebuah transaksi dalam pekerjaan mereka. Rekod akan ditemu kembalai sebagai informasi yang membantu organisasi untuk mengetahui apa yang harus dilakukan. Transakasi apapun yang dikerjakan seperti setiap kali surat diproduksi, e-mail ditulis atau pamflet dicetak, akan menghasilkan rekos yang secara otomatis akan menjadi bukti transaksi tersebut.

Distribusi dan penggunaan

Rekos ini ke,udian di distribusikan (dikirim) kepada orang yang bertanggung jawab untuk penggunaanya. Rekod pada umumnya digunakan dalam pengambilan keputusan, dokumentasi dan acuan, menjawab pertanyaan, dll.

Maintenance/pemeliharaan

Ketikas keputusan dibuat untuk menyimpan rekod yang skan digunakan dikemudian hari, artinya rekod harus disimpan, ditemu kembali dan dilindungi, ini merupakan tiga langkah kunci dalam pemeliharaan. Selama fase ini, rekod harus disimpan yang melibatkan persiapan tempat yang tepat untuk menyimpannya seperti di lemari arsip atau folder pada sistem komputer. Setelah rekod disimpan tentunya akan terjadi temu kembali (menemukan dan menghapus catatan fisik dari penyimpanan atau membuka file elektronik dan mencari informasi), saat rekod tidak lagi digunakan secara aktif, rekod akankembali disimpandan dilindungi menggunakan peralatan yang tepat dan kontrol manusia dan lingkungan untuk menjamin keamanan rekod. Fase ini adalah pemeliharaan seperti memperbaharui informasi yang tersimpan dan membuang catatan fisik atau elektronik yang usang dan tidak dapat lagi digunakan dengan yang lebih up to date.

Disposition

Ini adalah fase akhir dari daur hidup rekod dalam proses manajemen rekod. Pada fase ini, rekod yang tidak memiliki nilai ;agi untuk organisasi atau individu akan diasingkan/disingkirkan. Sedangkan rekod yang masih memiliki nilai akan dikirim ke repositori kearsipan dan disimpan secara permanen untuk referensi publik.

 

7. What are same common problems found in record system?

Common system in records problem

a. Management

  • Tidak ada rencana keseluruhan untuk mengelola masalah rekod
  • Tidak ada rencana untuk mempertahankan atau merusak catatan
  • Tidak ada standar untuk mengevaluasi pekerja

b. Masalah kemanusiaan

  • Kurangnya perhatian tentang pentingnya rekod
  • Penimbunan rekod/catatan
  • Asumsi bahwa orang-orang tahu bagaimana menggunakan file untuk menyimpan dan menemu balik rekod

c. Prosedur pengajuan tidak cukup

  • File komputer tidak terorganisir ke dalam folder
  • Kelebihan beban
  • Kegagalan melindungi catatan
  • Kehilangan file dan lambatnya temu kembali
  • Perubahan bentuk rekod dan tempat penyimpanan tanpa otorissi yang tepat

d. Kurangnya peralatan

  • Tidak ada standar peralatan
  • Tidak menggunakan peralatan tahan api
  • Penyimpanan yang tidak tepat
  • Ketahanan menggunakan media maghnetik

e. Biaya rekod yang mahal

  • Tidak efisien akibat masalah-masalah terseut di atas

8. Describe two benefits available for members of ARMA international

Anggota ARMA menerima langganan untuk manajemen informasi majalah dan akses rekod dan blog manajemen informasi infopro.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s